Daily Archives: June 17, 2019

Eine gute Zeitplanung ist das A und O jeder Arbeit

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Nicht nur für Abschlussarbeiten ist eine gute Zeitplanung wichtig. In jedem Berufsfeld wird eine effiziente Zeitplanung geschätzt und in den meisten Fällen auch umgesetzt. Nur durch einen Zeitplan ist es möglich, sich selbst und ganze Teams effektiv zu managen, Aufgaben in einem angemessenen Zeitrahmen zu bewerkstelligen und wichtige Termine einzuhalten.

Die Vorteile eines Zeitplans

Ob nur für sich selbst oder gleich für ein ganzes Team: In einem Zeitplan wird genau festgelegt, wer wie lange Zeit für welche Aufgabe hat. Lassen sich Aufgabenfelder zusätzlich bearbeiten, indem sie zum Beispiel den Status von „offen“ auf „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“ setzen lassen, ist ein genauer Überblick über sämtliche Aufgabenbereiche garantiert.Eine gute Zeitplanung erleichtert die Arbeit.

Es ist zum Beispiel auch möglich, eine große Aufgabe in mehrere kleine Schritte zu unterteilen, die entweder selbst erledigt oder an diverse Mitarbeiter verteilt werden können. Jeder weiß die ganze Zeit über also genau, was er noch zu tun hat und bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss. Die Zeitplanung lässt sich also mit einem effektiven Projektmanagement gleichgesetzen.

Das Erstellen eines Zeitplans

Viele erstellen einen Zeitplan nach wie vor gern in einer Excel Tabelle. Mittlerweile gibt es aber auch Online-Programme, die vielen Teammitgliedern einen Zugriff erlauben und in denen die Aufgaben in Echtzeit aktualisiert werden. Die Ansicht des Zeitplans variiert zwischen klassischen Listen und interaktiven Boards.

Zudem gibt es bei den meisten Programmen die Möglichkeit, etwaige Änderungswünsche oder Kommentare direkt an Ort und Stelle zu hinterlassen. Das spart Zeit beim Verfassen von Mails oder Telefonaten mit dem entsprechenden Teammitglied.

Verfügt der Planer über eine Benachrichtigungsfunktion, erhält der Bearbeitende außerdem direkt eine Info über den Status seiner Aufgabe oder optionale Kommentare.Ein guter Online Zeitplaner bietet zumindest diese Funktionen:

  • Erstellen projektbezogener Aufgaben
  • Definition von Prioritäten
  • reibungslose Zusammenarbeit mit dem Team
  • Im- und Export aus EXCEL
  • Synchronisation mit dem Terminkalender
  • Zeiterfassung
  • ggf. Benachrichtigungsfunktion
  • Verwalten von wiederkehrenden Aufgaben

Insbesondere die letzte Funktion sorgt dafür, dass bei wiederkehrenden Aufgaben nicht jedes Mal ein neues Projekt angelegt werden muss. Es kann, wenn nötig, mit wenigen Klicks verändert werden oder sogar automatisch neu starten. Hier lassen sich weitere Informationen und ein geeignetes Tool zum Zeitplan erstellen online finden.